Секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель

Государственный университет аэрокосмического приборостроения (ГУАП )— лидер отечественной высшей школы в использовании передовых образовательных технологий. В России и за рубежом университет признан крупным научным центром, а также центром подготовки, переподготовки и повышения квалификации инженеров, программистов, экономистов, менеджеров, юристов широкого профиля.

В управление по работе с молодежью и стратегическим коммуникациям требуется сотрудник на должность ведущего специалиста (документовед/секретарь)

1. Обеспечение единого порядка документооборота всего Управления:

a. работа во внутренней программе ВУЗа;

c. ввод данных, контроль исполнения, подготовка и загрузка документов;

d. регистрация и учет документов;

b. осуществление контроля за электронной почтой Управления;

e. составление официальных писем, запросов, ответов на входящие письма; осуществление взаимодействия с отделом делопроизводства ГУАП; проверка орфографии;

f. осуществление контроля за документами сотрудников Управления (оплата парковки, отпуска, командировки, больничный);

g. работа с корреспонденцией;

h. подготовка, отправление, прием обработка поздравительных открыток и адресов.

2. Составление, оформление и согласование приказов ГУАП: на участие обучающихся в выездных мероприятиях (конференциях, семинарах и т.д.), командировки сотрудников отдела, приказы, касающиеся работы Управления..

3. Формирование архива документов Управления.

4. Подготовка совещаний Управления и ведение протокола.

5. Подготовка документов для оплаты подрядчикам работ и услуг. Отправка партнерам копий экземпляров.

6. Ежемесячное составление гражданско-правовых договоров и актов (по образцу),

7. Сбор, обработка и передача информации для заполнения форм во внешней системе ИАС «Мониторинг» (без доступа к ИАС).

8. Проведение инструктажа на рабочем месте и заполнение журналов регистрации инструктажа и ознакомления с внутренними документами ГУАП сотрудников подразделения (элементарные функции),

9. Точное и в срок выполнение отдельных служебных поручений и указаний начальника Управления,

10. Контроль и оформление плана работы Управления,

11. Взаимодействие со службой материально-технического обеспечения, планово-экономическим отделом, отделом кадров, бухгалтерией по вопросам документооборота (заказ канцелярии, воды. сбор документов по ВУЗу и др.).

Условия:

• График работы: ПН-ПТ с 9:30 до 17:30
• Оформление согласно ТК РФ
• Заработная плата: по договоренности
• Полный рабочий день
• На территории работодателя

Требования:

• Высшее образование.
• Знать основ делопроизводства, делового этикета.
• Знание методов оформления и обработки информации.
• Навыки оформления деловых запросов с использованием типовых форм.
• Знание на профессиональном уровне MS Word, MS Excel.
• Умение работать с большим количеством документации и в условиях многозадачности.
• Аккуратность при работе с документами, исполнительность, высокая работоспособность, внимательность к деталям.
• Коммуникативность, умение строить деловые отношения основанные на принципах вербального общения.