- прием и распределение телефонных звонков;
- организация работы приемной руководителя;
- прием посетителей (чай, кофе);
- работа с оргтехникой;
- организация деловых встреч, переговоров, совещаний руководителя, в т.ч. в формате видеоконференций (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, оформление протоколов (при необходимости);
- планирование рабочего дня руководителя, ведения календаря (согласование встреч, совещаний, своевременное напоминание);
- поиск и систематизация необходимой информации по запросу руководителя;
- ведение телефонной базы контактов руководителя и дней рождения;
- обеспечение коммуникаций между сотрудниками и руководителем;
- организация документооборота приемной с использованием системы электронного документооборота;
- осуществление правильности оформления документов, переданных на подпись руководителю обеспечение контроля соблюдения требований при подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации;
- осуществление контроля исполнения документов, поручений и заданий руководства;
- travel-поддержка руководителя: организация деловых поездок и командировок, заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, документальное оформление командировок- высшее образование;
- умение вести телефонные разговоры;
- высокий уровень организованности и дисциплины;
- ответственность, исполнительность, внимательность, пунктуальность, сдержанность;
- грамотная устная и письменная речь;
- опыт работы секретарем руководителя не менее 3-х лет;
- опыт работы в режиме многозадачности;
- уверенный пользователь ПК: MS Office, Excel;
- свободное владение оргтехникой
- должен знать: нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в области работы с документацией; порядок работы с документами; схемы документооборота; правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами; правила составления и оформления информационно-справочных и организационно-распорядительной документации; систему электронного документооборота (желательное в МОСЭДО); основы этики и правила делового общения; грамматические правила русского языка
- должен уметь:
- работать в системе электронного документооборота;
- определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
- умение самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции;
- качественно и своевременно выполнять поставленные задачи;
- планировать рабочий день директора, организовывать проведение деловых встреч и переговоров;
- вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя; вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя;
- использовать справочные правовые системы.